Pengertian Gaji dan Upah
Gaji
umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan
yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan
pembayaran atas penyeraha jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh).
Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan
berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang di hasilkan.
·
Pengertian Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Sistem akuntansi gaji dan upah dirancang untuk
menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya,
perancangan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin
validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi penilaian, ketepatan waktu dan
ketepatan posting serta ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan
pengupahan.
Dokumen Yang Digunakan dalam Akuntansi Gaji dan
Upah
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen pendukung perubahan
gaji. Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat
keputusan yang berhubungan dengan karyawan, seperti misalnya: surat keputusan
pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, skorsing dan sebagainya. Tembusan
dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan
pembuatan daftar gaji dan upah.
2. Kartu jam hadir
Kartu jam hadir ini digunakan
oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di
perusahaan. Catatan jam hadir dapat berupa daftar hadir biasa dapat pula
berbentuk kartu hadir yang diisi dari mesin pencatat waktu.
3. Kartu jam kerja
Kartu jam kerja merupakan
dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi tenaga kerja
langsung pada perusahaan yang diproduksinya berdasarkan pesanan.
4. Daftar gaji dan upah
Daftar gaji dan upah
merupakan dokumen yang memuat informasi mengenai jumlah gaji bruto tiap
karyawan, potongan-potongan serta jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu
periode pembayaran.
5. Rekap daftar gaji dan upah
Rekap daftar gaji dan upah
merupakan dokumen yang berisi ringkasan gaji perdepartemen/bagian, yang dibuat
berdasarkan daftar gaji.
6. Surat pernyataan gaji dan upah
Surat pernyataan gaji dan
upah merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji, yang
merupakan catatan bagi tiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi
beban bagi karyawan.
7. Amplop gaji dan upah
Amplop gaji dan upah ini
berisi uang gaji karyawan yang memuat informsi mengenai nama karyawan, nomor
identifikasi, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan atau
periode tertentu.
8. Bukti kas keluar
Berdasarkan informasi dalam
daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji, maka fungsi pencatat
uang akan membuat dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang kepada
fungsi pembayaran gaji.
·
Catatan Akuntansi Yang Digunakan
ü Jurnal umum
Dalam gaji dan upah, jurnal
umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap
departemen dalam perusahaan.
ü Kartu harga pokok produk
Kartu ini digunakan untuk
mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
ü Kartu biaya
Catatan ini digunakan untuk
mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi
setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam
kartu biaya ini adalah bukti memorial.
ü Kartu penghasilan karyawan
Catatan ini digunakan untuk
mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawann.
Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah
karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang
bersangkutan. Sehingga rahasia penghasilan keryawan tertentu tidak diketahui
oleh karyawan yang lain.
·
Fungsi Yang Terkait Dalam Gaji dan Upah
Fungsi kepegawaian. Fungsi ini bertanggung
jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan
penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan,
kanaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
Fungsi pencatat waktu. Fungsi ini bertanggung
jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan
perusahaan. Fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan
oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Fungsi pembuat daftar gaji dan upah
bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan
bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan
selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan
oleh pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti
kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah.
Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk
mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan
upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana
pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan berada ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal.
Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk
mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank.
Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap
karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
·
Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Gaji dan
Upah
1. Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur ini bertujuan untuk
mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh
fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor
administrasi. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang
karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahan atau
dapat menggunakan kartu hadir (berupa clok card) yang diisi secara otomatis
dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder mechine).
2. Prosedur pencatatan waktu gaji
Dalam perusahaan manufaktur
yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi
karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah
karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut.
Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga
kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
3. Prosedur pembuatan daftar upah
Dalam prosedur ini fungsi
pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang
dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat-surat
keputusan mengenai pengangkatan karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan
daftar hadir.
4. Prosedur distribusi biaya upah
Dalam prosedur ini, biaya
tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati
manfaat tenaga kerja. Distribusi tenaga kerja ini dimaksudkan untuk
pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
5. Prosedur pembayaran upah Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dam fungsi
keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada fungsi
keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan
kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke dalam amplop
gaji dan upah dilakukan oleh juru bayar (pay master).
·
Unsur Pengendalian Intern
ü Struktur organisasi yang memisahkan
tanggungjawab fungsional secara tegas.
ü Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang
memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan
biaya.
ü Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas
dan fungsi setiap unit organisasi.
ü Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung
jawabnya.
FLOWCHART PENGGAJIAN
FLOWCHART LEMBUR
