A. Latar
Belakang Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Sistem Informasi Akuntansi memiliki beberapa sistem bagian
(sub-system) yang berupa siklus-siklus akuntansi. Siklus akuntansi menunjukkan
prosedur akuntansi mulai dari sumber data sampai ke proses pencatatan/
pengolahan akuntansinya. Dalam hal ini akan membahas siklus pendapatan (daur
penjualan) yang merupakan prosedur pendapatan dimulai dari bagian penjualan,
otorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai
dengan penerimaan kas. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan adalah suatu sistem
informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang
untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna
mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan.
Penjualan tunai merupakan penjualan dengan mengambil barang
dari supplier dan langsung dikirim ke customer secara pembayaran langsung
dengan menggunakan uang tunai. Sistem penjualan tunai pada umumnya didasarkan
pada asumsi bahwa pembeli akan mengambil barang setelah harga barang dibayar ke
kasir.
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit
Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima
sekaligus (tidak langsung lunas). Pembayarannya bisa diterima melalui dua tahap
atau lebih yang dilakukan pembayaran secara angsuran.
B. Dokumen
dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai dan Kredit
Penjualan Tunai
Adapun dokumen-dokumen yang digunakan dalam penjualan tunai
adalah sebagai berikut :
a. Faktur penjualan
tunai (FPT)
Faktur ini diisi
oleh bagian order penjualan dalam rangkap 3, yaitu: lembar 1 akan diberikan
kepada pembeli sebagai pengantar untuk kepentingan pembayaran barang kepada
kassa, lembar 2 akan diserahkan kepada bagian pembungkus beserta barangnya
sebagai perintah penyerahan barang ke pembeli yang telah membayar di kassa dan
sekaligus sebagai slip pembungkus yang akan ditempel di pembungkus barang
sebagai identitas barang, dan lembar 3 yang akan diserahkan ke bagian order
penjualan yang akan dijadikan sebagai arsip sementara berdasarkan nomor urutnya
sebagai pengendali apabila terjadi kejanggalan transaksi penjualan.
b. Pita Register kas
Dokumen yang
dihasilkan oleh mesin register kas yang dioperasikan oleh bagian kassa setelah
terjadi transaksi penerimaan uang dari pembeli sebagai pembayaran atas barang
dan juga sebagai dokumen pendukung untuk meyakinkan bahwa faktur tersebut
benar-benar telah dibayar dan dicatat dalam register kas.
Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2001:214), dokumen
yang digunakan dalam sistem penjualan Kredit adalah :
1.
Surat Order Pengiriman dan Tembusannya
Dokumen ini merupakan lembar pertama
surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk
mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera
dalam dokumen tersebut.
Tembusan dokumen ini berupa :
a.
Tembusan
Kredit (Credit Copy)
Dokumen ini digunakan untuk
memperoleh status kredit pelanggan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit
dari fungís kredit.
b.
Surat
Pengakuan (Acknowledgement Copy)
Dokumen
ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa
ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.
c.
Surat
Muat (Bill of Lading)
Dokumen ini digunakan sebagai bukti
penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum.
d.
Slip
Pembungkus (Packing Slip)
Dokumen ini ditempelkan pada
pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan
dalam mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya.
e.
Tembusan
Gudang (Warehouse Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan surat
order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang
dengan spesifikasi sesuai dengan yang tercantum didalamya, agar menyerahkan
barang tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual
dalam kartu gudang.
2. Arsip Pengendalian Pengiriman
(Sales Order Follow-up Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang
diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan.
Jika fungsi penjualan telah menerima tembusan surat order pengiriman dari
fungsi pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman barang,
arsip pengendalian pengiriman ini kemudian diambil dan dipindahkan ke arsip
order pengiriman yang telah dipenuhi. Arsip pengendalian pengiriman ini
merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan pelanggan
yang belum dipenuhi.
3. Arsip Index Silang (Cross-index
File Copy)
Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan
secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab
pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya.
4. Faktur Penjualan dan Tembusannya
Faktur penjualan merupakan dokumen yang digunakan sebagai
dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Faktur penjualan merupakan lembar pertama
yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. Tembusan dokumen ini
berupa :
a.
Tembusan
Piutang (Account Receivable Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan
faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi
sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.
b.
Tembusan
Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang
dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat
transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.
c.
Tembusan
Analisis (Analysis Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang
dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk
menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk
analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi wiraniaga.
d.
Tembusan
wiraniaga (Sales person Copy)
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi
penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang
lewat ditangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya untuk menghitung
komisi penjualan yang menjadi haknya.
5. Rekapitulasi Harga Pokok
Penjualan
Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen
pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual
selama periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam dokumen ini
berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok produk yang dijual
selama jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi harga pokok penjualan
dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk mencatat
harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
6. Bukti Memorial
Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar
pencatatan kedalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial
merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam
periode akuntansi tertentu.
C. Fungsi-fungsi
yang Terkait dengan Penjualan Tunai dan Kredit
Penjualan Tunai
Adapun yang menjadi fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan
tunai adalah sebagai berikut :
a. Bagian Order Penjualan
Fungsi ini
menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan
faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran kas di bagian
kassa.
b. Bagian Kassa
Funsi ini menerima
pembayaran uang sebesar harga barang yang terdapat pada faktur.
c. Bagian Pembungkus
Funsi ini
membungkus barang dan memberikannya kepada pembeli ditukar dengan faktur yang
telah dilunasi.
d. Bagian Akuntansi
Fungsi ini mencatat transaksi
penjualan tunai pada catatan harian jurnal umum atau jurnal khusus penjualan,
jurnal penerimaan kas dan kartu persediaan barang secara periodik serta membuat
laporan penjualan sesuai dengan kebutuhan manajemen.
Penjualan Kredit
Adapun yang menjadi fungsi fungsi yang terkait dengan
Penjualan Kredit berdasarkan pendapat Hall (2001:265) dapat disimpulkan bahwa
fungsi yang terkait dengan penjualan kredit meliputi :
a. Bagian Penjualan
Menerima
order pelanggan baik melalui surat maupun telepon yang mengidentifikasikan
jenis dan kuantitas barang yang diminta. Fungsi ini akan menambahkan informasi
yang belum lengkap pada surat order (seperti keterangan barang yang dijual,
nama dan alamat pelanggan, jumlah dan harga per unit, dan informasi keuangan
lainnya seperti potongan harga, dan ongkos angkut.)
b. Departemen Kredit
Bagian
kredit menentukan batas kredit, kelayakan pemberian kredit pada pelanggan dan memberikan
persetujuan kredit sehingga salinan order penjualan dapat didistribusikan ke
departemen penagihan, pergudangan, dan pengiriman.
c. Gudang
Bagian
gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang
dipesan oleh pelanggan, menandatangani salinan surat perintah pengeluaran
barang sebagai bukti pesanan sudah dikerjakan dengan benar serta menyerahkan
barang ke departemen pengiriman. Bagian gudang perlu mencatat penyesuaian data
persediaan
d. Departemen Pengiriman
Bagian
pengiriman bertanggung jawab untuk mencocokkan barang dengan surat surat jalan
untuk memastikan kebenaran pesanan. Petugas pengiriman menyerahkan barang,
dokumen pengiriman, dan dua rangkap Bill Of Leading ke perusahaan jasa
pengiriman, kemudian melakukan tugas-tugas sebagai berikut :
1.
Mencatatat pengiriman pada buku harian pengiriman barang.
2. Menyerahkan dokumen surat perintah pengeluaran
barang dan surat jalan ke departemen penagihan sebagai bukti pengiriman sudah dilaksanakan.
3. Menyimpan satu salinan untuk
tiap-tiap dokumen pengiriman dan dokumen tagihan bongkar muat barang.
e. Departemen Penagihan
Bagian
penagihan ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan
kepada pelanggan setelah memperoleh informasi lengkap berkenaan pengiriman
barang dari informasi yang terdapat pada surat perintah pengeluaran barang dan
surat jalan, membuat jurnal penjualan, serta mengirimkan salinan buku besar
dari order penjualan ke bagian piutang.
f. Departemen Akuntansi
Bagian
piutang bertanggung jawab untuk memposting data salinan buku besar order
penjualan ke buku besar pembantu piutang dan membuat serta mengirimkan
pernyataan piutang kepada para debitur. Bagian buku besar meringkas buku
rekening dari bagian piutang, membuat laporan penjualan serta mencatat harga
pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. Laporan Yang dihasilkan
Dalam Penjualan Kredit merupakan hasil akhir proses akuntansi. Laporan berisi
informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Mulyadi (2001:232), laporan
yang digunakan dalam penjualan kredit adalah laporan order penjualan, laporan
pengiriman barang, laporan pencatatan piutang, laporan penagihan, dan laporan
pencatatan penjualan.
D. Prosedur
dan Kebijakan Penjualan Tunai dan Kredit
Prosedur merupakan hal mutlak dan sangat diperlukan demi
kelangsungan perusahaan.. Mulyadi (2001:5), Prosedur adalah ”suatu urutan klerikal,
biasanya melibatkan orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk
menjamin secara seragam transaksi perusahaan secara berulang-ulang. Kegiatan
klerikal (clerical operations) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan
untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, buku besar.
Prosedur Penjualan Tunai
Adapun prosedur atas transaksi penjualan tunai adalah
sebagai berikut :
a. Prosedur order penjualan
Dalam
proses order penjualan, bagian order penjualan berperan dalam menerima order
dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai sebanyak 3 lembar yang akan
didistribusikan masing-masing satu kepada pembeli sebagai bukti pembayaran ke
bagian kassa, dikirmkan ke bagian gudang, dan untuk bagian order penjualan
sendiri sebagai arsip dokumentasi yang akan disimpan menurut nomor urut faktur.
b. Prosedur penerimaan kas
Penerimaan
kas dilakukan oleh bagian kassa bersamaan setelah menerima faktur penjualan
tunai dari bagian order penjualan tunai dari pembeli sekaligus mengoperasikan
mesin cash register sehingga menghasilkan bukti cash register yang akan
ditempelkan pada faktur yang telah dibubuhkan cap lunas dan diserahkan kembali
kepada pembeli untuk kepentingan pengambilan barang ke bagian pengiriman
barang.
c. Prosedur penyerahan barang
Proses
penyiapan barang ditangani oleh bagian gudang setelah menerima faktur penjualan
tunai dari bagian order penjualan sesuai dengan kuantiítas yang sebenarnya
sekaligus pencatatannya kedalam kartu gudang yang akan diserahkan ke bagian
pengiriman
d. Prosedur pencatatan kas
Pencatatan kas ditangani oleh
departemen akuntansi dalam jurnal penjualan dan penerimaan kas setelah menerima
faktur penjualan tunai yang dilampiri oleh pita register kas dari bagian
pengiriman barang.
Prosedur Penjualan Kredit
Adapun yang menjadi prosedur yang membentuk sistem penjualan
kredit adalah sebagai berikut :
a. Proses penjualan
Proses
penjualan diawali dari adanya pesanan dari pelanggan yang menyatakan jenis dan
kuantiítas barang yang ditujukan kepada departemen penjualan dalam bentuk
surat, telepon langsung oleh pelanggan kepada bagian penjualan dan kemudian
akan membuat sales order untuk didistribusikan ke departemen lain yang berkaitan
dengan masalah penjualan.
b. Proses Kredit
Fungsi
dari departemen kredit meliputi penyetujuan atau otorisasi atas transaksi yang
mencakup verifikasi atas kelayakan kredit dapat diberikan kepada pelanggan.
Selain itu, departemen kredit juga berperan dalam menyetujui adanya retur dan
potongan penjualan serta adanya penyesuaian atas rekening pelanggan, menilai
dan menyetujui neraca saldo umur piutang dalam penentuan sisa kredit dari
pelanggan. Salinan dari persetujuan kredit atas penjualan akan dikelola dan
disimpan dalam file pesanan pelanggan sampai berakhirnya transaksi.
c. Proses Penagihan
Faktur,
memo kredit dan penyesuaian faktur lainnya yang diterima pada saat persetujuan
kredit oleh departemen penagihan sebagai tanda terima dari dokumen pengiriman
atas pengeluaran barang akan dikelola ke piutang dagang untuk diposting ke
rekening pelanggan (George H. Bodnar & William S. Hopwood:312).
d. Proses Pengeluaran Barang dari
Gudang
Salinan
surat penjualan barang yang berasal dari departemen penjualan atas adanya
pesanan penjualan yang dikelola kemudian oleh bagian gudang mengisyaratkan
kepada bagian gudang untuk mempersiapkan barang yang diinginkan oleh pelanggan
sesuai dengan pesanan dan mengeluarkan barang yang dimaksud. Setelah petugas
menulis inisial pada salinan surat pengeluaran barang yang mengindikasikan
bahwa pesanan sudah lengkap dan benar, satu salinan surat pengeluaran barang
akan dikirimkan ke departemen pengiriman dan salinan lainnya akan disimpan di
gudang sebagai catatan transaksi.
e. Proses Pengiriman Barang
Pengiriman
barang akan dilakukan oleh departemen pengiriman setelah departemen pengiriman
menerima surat pengiriman barang dari departemen persediaan (bagian gudang).
Dokumentasi atas adanya pengiriman barang akan disiapkan oleh departemen
pengiriman sebuah bill of lading yaitu pertukaran dokumentasi antara pengirim
dan pengangkut.
f. Proses Update Persediaan
Dalam hal
pemutakhiran data persediaan barang dilakukan berdasarkan atas dokumen
pengeluaran barang dari departemen pengiriman yang akan dilakukan oleh Bagian
akuntansi yang akan memperbaharui catatan akun buku besar pembantu persediaan, dan
setelah proses pembukuan selesai dilakukan dokumen pengeluaran barang akan
disimpan.
g. Proses Piutang Dagang
Bagian
yang berperan atas pencatatan piutang dagang oleh pelanggan dilakukan oleh
departemen akuntansi bagian piutang dagang dengan cara membukukan salinan buku
besar pesanan penjualan ke buku besar pembantu piutang dagang dan setelah
proses pembukuan selesai dilakukan staff piutang dagang akan menyimpan salinan
buku besar yang akan merangkum setiap saldo akun menjadi satu dan
mengirimkannya ke buku besar umum (general ledger).
h. Proses Pencatatan Buku besar Umum
(General Ledger)
Pengendalian persediaan dan ikhtisar
setiap akun yang berasal dari piutang dagang akan terlaksana pada saat
penutupan periode pemrosesan setelah departemen buku besar umum telah menerima
voucher jornal dari departemen penagihan.
E. KESIMPULAN
1. Penjualan tunai merupakan penjualan dengan
mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer secara
pembayaran langsung dengan menggunakan uang tunai. Sementara Penjualan kredit
adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (secara
berangsur-angsur).
2.
Prosedur dalam penjualan tunai antara lain prosedur order penjualan, penerimaan
kas, penyerahan barang, dan pencatatan kas. Sementara prosedur dalam penjualan
kredit diantaranya Proses penjualan, Proses Kredit, Proses Penagihan, Proses
Pengeluaran Barang dari Gudang, Proses Pengiriman Barang, Proses Update
Persediaan, Proses Piutang Dagang, dan Proses Pencatatan Buku besar Umum
(General Ledger).
3.
Fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan tunai diantaranya bagian order
penjualan, bagian kassa, bagian pembungkus dan bagian akuntansi, dan dalam
penjualan kredit fungsi-fungsi yang terkait tersebut adalah bagian penjualan
departemen kredit, fungsi gudang, departemen pengiriman, departemen penagihan,
dan departemen Akuntansi.
4.
Dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan tunai adalah faktur penjualan
tunai, dan pita register kas. Sementara dokumen yang digunakan dalam transaksi
penjualan kredit diantaranya yaitu faktur penjualan, surat order pengiriman dan
tembusannya, rekapitulasi Harga Pokok Penjualan (HPP), dan bukti memorial.
Diagram
Alir Penjualan TUNAI
·
Distributor
-
Memulai memesan beras, form pemesanan
beras rangkap 2. Yang pertama dikirim ke penjualan dan yang kedua untuk
mengecek, jika barang datang.
-
Barang yang dipesan diterima bersama
dengan nota pembayaran dari penjualan, kemudian dicek bersama dengan form
pemesanan barang. Jika ada beras yang rusak dikembalikan ke penjualan.
-
Menerima barang yang sudah diganti dari
penjualan dan bersama barang yang sudah diterima di awal, distributor melakukan
pembayaran yang menghasilkan bukti setor rangkap 2. Yang pertama dikirim ke
penjualan dan yang kedua di arsip.
-
Menerima bukti setoran yang sudah diberi
tanda “lunas” dari penjualan.
·
Penjualan
-
Menerima form pemesanan beras dari
distributor, kemudian membuat daftar pemesanan barang yang menghasilkan daftar
pemesanan barang yang dikirim ke gudang.
-
Menerima barang yang sudah dipesan
bersama dengan nota pembayaran dari gudang yang dikirim ke distributor.
-
Jika ada yang rusak, maka membuat daftar
return rangkap 2. Yang pertama dikirim ke gudang dan yang kedua dibuat laporan
return rangkap 2, yang pertama dikirim ke pemimpin dan yang kedua di arsip.
-
Menerima barang yang sudah diganti dari
gudang dan dikirim ke distributor.
-
Menerima bukti setor dari distributor,
membuat tanda lunas pembayaran rangkap 2. Yang pertama dikirim ke distributor
dan yang kedua dibuat laporan penjualan rangkap 2, yang pertama dikirim ke
pemimpin dan yang kedua di arsip.
·
Gudang
-
Menerima daftar pemesanan barang dari
penjualan, kemudian menyediakan barang yang dipesan. Barang yang dipesan
dikirim ke penjualan.
-
Jika ada retur, maka gudang menerima
daftar retur kemudian menyediakan barang yang akan diganti dan dikirim ke
penjualan.
·
Pimpinan
-
Jika ada retur, maka pemimpin menerima
laporan retur dari penjualan yang kemudian di arsip
Menerima laporan
penjualan dari penjualan
FLOWCHART PENJUALAN TUNAI
Diagram
Alir Penjualan KREDIT
·
Distributor
-
Memulai memesan beras, form pemesanan
beras rangkap 2. Yang pertama dikirim ke bagian penjualan dan yang kedua untuk
mengecek, jika barang datang.
-
Barang yang dipesan diterima bersama
dengan nota pembayaran dengan menggunakan faktur penjualan dari bagian penjualan,
kemudian dicek bersama dengan form pemesanan barang. Jika ada beras yang rusak
dikembalikan ke penjualan.
-
Menerima barang yang sudah diganti dari
penjualan dan bersama barang yang sudah diterima di awal, distributor melakukan
pembayaran yang menghasilkan bukti bukti cicilan pembayaran rangkap 2. Yang
pertama dikirim ke penjualan dan yang kedua di arsip.
-
Menerima dari bagian penjualan bukti
setoran pembayaran cicilan
·
Bagian Penjualan
-
Menerima form pemesanan beras dari
distributor, kemudian membuat daftar pemesanan barang yang menghasilkan daftar
pemesanan barang yang dikirim ke bagian gudang.
-
Menerima barang yang sudah dipesan
bersama dengan nota pembayaran dengan faktur penjualan dari bagian gudang yang
dikirim ke distributor.
-
Jika ada yang rusak, maka membuat daftar
return rangkap 2. Yang pertama dikirim ke bagian gudang dan yang kedua dibuat
laporan return rangkap 2, yang pertama dikirim ke pemimpin dan yang kedua di
arsip.
-
Menerima barang yang sudah diganti dari
bagian gudang dan dikirim ke distributor.
-
Menerima bukti bukti cicilan pembayaran
dari distributor, membuat bukti setoran pembayaran cicilan rangkap 2. Yang
pertama dikirim ke distributor dan yang kedua dibuat laporan penjualan dan
cicilan pembayaran rangkap 2, yang pertama dikirim ke pemimpin dan yang kedua
di arsip.
·
Bagian Gudang
-
Menerima daftar pemesanan barang dari
bagian penjualan, kemudian menyediakan barang yang dipesan. Barang yang dipesan
dikirim ke bagian penjualan.
-
Jika ada retur, maka bagian gudang
menerima daftar retur kemudian menyediakan barang yang akan diganti dan dikirim
ke bagian penjualan.
·
Pimpinan
-
Jika ada retur, maka pemimpin menerima
laporan retur dari bagian penjualan yang kemudian di arsip
-
Menerima laporan penjualan dan cicilan
pembayaran dari bagian penjualan
FLOWCHART PENJUALAN KREDIT
flow chartnya beda dengan yang di buku audting,mulyadi edisi 6 buku:2
Sumber dari mna ya ini